1. Chức năng của phần mềm
a) Quản lý Thông tin – Chương trình
– Xem Chương trình
– Xem Thành phần
– Xem Sơ đồ
– Xem Thông tin mời họp
b) Quản lý Nội dung – Tài liệu
– Tạo nội dung báo cáo
– Xem nội dung báo cáo
• Xem tài liệu liên quan
• Ghi chú cá nhân lên tài liệu
• Thêm ý kiến
– Sửa/Tìm kiếm nội dung báo cáo
c) Quản lý thông tin Phát biểu/tranh luận
– Đăng ký phát biểu
– Duyệt nội dung phát biểu
– Điều hành phát biểu
• Đăng ký tranh luận
• Duyệt nội dung tranh luận
• Điều hành tranh luận
– Sửa/Xóa/Tìm kiếm
d) Quản lý thông tin Chất vấn
– Đăng ký Chất vấn
– Duyệt nội dung Chất vấn
– Xem chi tiết nội dung, tài liệu
– Điều hành chất vấn
• Đăng ký tranh luận
• Duyệt nội dung tranh luận
• Điều hành tranh luận
– Sửa/Xóa/Tìm kiếm
e) Quản lý thông tin Dự thảo nghị quyết biểu quyết
– Tạo mới dự thảo
– Biểu quyết dự thảo
– Xem kết quả biểu quyết
– Sửa/Xóa/Tìm kiếm
f) Quản lý thông tin Thảo luận tổ
– Thêm nội dung thảo luận
– Tạo tổ thảo luận
– Thêm ý kiến thảo luận
– Xuất biên bản thảo luận
g) Quản lý thông tin Trả lời ý kiến cử tri
– Tạo ý kiến cử tri
– Trả lời ý kiến cử tri
– Tra cứu nội dung ý kiến cử tri
h) Quản lý Tiện ích
– Thông báo
– Tin tức
– Tra cứu văn bản
2. Giải pháp công nghệ
– Với các đặc điểm nổi bật của công nghệ JAVA về ngôn ngữ phát triển, cơ sở dữ liệu được sử dụng để phát triển hệ thống phần mềm họp không giấy và các công nghệ khác. đề xuất lựa chọn công nghệ bao gồm:
– Công nghệ phát triển:
+ Web: Microsoft .Net/JavaScript/CSS3/HTML5/Bootstraps
+ Mobile: Java
– Xây dựng dựa trên mã nguồn mở:
+ Web: DNN Platform
+ Mobile: Flutter (Google)
– Hệ quản trị CSDL: Microsoft SQL Server
3. Hiệu quả khi triển khai phần mềm
– Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp
Các thông tin cuộc họp được cung cấp đầy đủ, được hiển thị trực quan trong cuộc họp: nội dung cuộc họp, thời gian, người chủ trì, thư ký, tài liệu họp,… Với mô hình phòng họp không giấy người tham gia cuộc họp có thể dễ dàng theo dõi thông tin thông qua màn hình máy tính, điện thoại một cách dễ dàng mà không sợ bỏ sót thông tin, xử lý chậm bởi giấy tờ phức tạp.
– Tiết kiệm chi phí
Ứng dụng phòng họp không sử dụng giấy giúp tiết kiệm chi phí tối ưu. Tiết kiệm chi phí in ấn, giảm các phiên họp giúp tiết kiệm các khoản chi phí cuộc họp Offline.
– Rút ngắn thời gian chuẩn bị
Các cuộc họp truyền thống sẽ cần phải chuẩn bị các tài liệu liên quan, in ấn, sắp xếp tài liệu theo trình tự để trình bày logic và hiệu quả. Tuy nhiên với bàn họp không giấy, chỉ cần chuẩn bị tài liệu và sắp xếp chúng vào phần mềm. Điều này giúp hệ thống lại được nội dung cuộc họp cũng như tiết kiệm khá nhiều thời gian, mang lại hiệu quả cao cho cuộc họp.
– Rút gọn tối đa văn bản, giấy tờ cần chuẩn bị
Không cần phải đối mặt với một đống giấy tờ lộn xộn hay thất vọng khi trong cuộc họp không thể tìm được nội dung cần thiết nữa. Mọi thứ chỉ cần một click chuột là có thể xuất hiện trên màn hình.
– Kiểm soát dễ dàng số lượng đại biểu tham gia cuộc họp
Nhờ phần mềm quản lý có thể dễ dàng kiểm soát số lượng đại biểu tham gia cuộc họp, danh sách cán bộ được ủy quyền, danh sách những người từ chối tham gia cuộc họp. Đây là một trong những cách quản lý thông minh, nhanh chóng.
– Bảo mật thông tin an toàn
Phần mềm triển khai phòng họp không giấy đảm bảo 100% tính bảo mật của cuộc họp.
